Dal primo gennaio 2019 tutte le partite IVA, a eccezione dei soggetti in regime dei minimi e forfettario, sono obbligate a emettere fatture elettroniche.
La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare definitivamente il cartaceo.
Diversi i risparmi: quelli legati all'attività di stampa e imbustamento, alla gestione della relazione con il cliente (tempi dedicati a capire se la fattura è effettivamente arrivata, se è stata presa in carico, se e quando verrà pagata ecc.) e alla conservazione, introducendo risparmi legati all’eliminazione dei costi di gestione dell’archivio cartaceo.
Si tratta di un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di sempre, ma scritto in linguaggio XML.
Oggi la fatturazione elettronica definisce un percorso unico standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.
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La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica.
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Viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto.
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Chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati.
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Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato.
Non bisogna saper scrivere in codice, si può redigere una fattura elettronica tramite dei gestionali come Fatture In Cloud e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, si genera il file fattura nel formato XML. Il gestionale si occuperà di:
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Applicare la firma digitale (elettronica qualificata) con riferimento temporale su ogni fattura.
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Inviare la fattura al Sistema di Interscambio, tracciando l’intero percorso di validazione e accettazione (o scarto) del documento, e segnalando con tempestività eventuali problemi o anomalie.
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Inviare in conservazione sostitutiva il documento elettronico per 10 anni.
Sarà il Sistema a far pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici, non resterà che importare la fattura elettronica nel proprio software per registrarla.
